”It is not enough to do your best; you must know what to do, and then do your best”.
W. Edwards Deming

Att vara en lärande organisation innebär flera saker: förmågan att utvärdera, tillföra kompetens, lyssna in andra perspektiv (t.ex. forskning) och verkligen ta sig tid för lärande (se det som en viktig framgångsfaktor för att skapa effektiva och kvalitetstunga processer). Att vara en lärande organisation är därför ett strategiskt viktigt ställningstagande att ta för en organisation som vill vara framgångsrik.

Men – det är också ett viktigt personligt ställningstagande för varje chef och medarbetare. Är jag beredd att reflektera och lära mig, att ta mig tid för det? Det kan kännas som att svaret är ett självklart” Ja!” (vem vill stanna i växten och inte utvecklas?), men det kräver en del att också leverera beteendet.

Ett exempel från verkligheten

Om vi ser ett problem i vardagen är det bra att minnas: Den enda vi med säkerhet kan förändra beteendet hos är oss själva.

I ett  läsvärt blogginlägg av Harvey Leach (principal consultant på the Consultancy Company) hittar jag intressanta reflektioner kring det egna lärandet – och det personliga ansvaret för lärandeprocessen. Han reflekterar i inlägget över den sanning vi ofta tar till när vi inte tar tag i saker: ”I am to busy to fix things”,  ”Jag har haft för mycket att göra, har inte haft tid”. Hur sant är det egentligen? Och hur mycket av tidsbristen består i att vi inte tar tag i slöserier i vårt arbete, åtgärdar rotorsaken till våra problem. Harvey Leach berättar:

When I was in a really tricky situation some years back, in a new job where I wasn’t really sure what I was doing. There were lots of problems , but I kept on doing the same old thing day after day – muddling through. Things weren’t getting better – if anything, they were getting worse. There was so much to do; I was working longer and longer hours and getting more and more stressed. But I was too busy to fix things – or so I kept telling myself. And so it went on.

Luckily for me, I had a good boss. She could have just given up on me, found someone else who could fix it. But she didn’t. She just said this; “Harvey, however stressed and busy you are, no one will really notice if you disappear for 10 minutes, or even an hour. The world won’t fall apart; things won’t really get worse. And yet, if you put those 10 minutes or hours to good use and fix some of the underlying issues, things will start to get better.”

It seemed so simple on the surface; what she said made sense. But to put that into practice I had to face some hard realities:

• I had to learn to say “No” to some of those immediate pressures on my time and deal with the negative reaction.
• I had to face up the fact that I didn’t know what to do, and that I had to acquire some new knowledge and skills
• I had to find someone to teach me; luckily my boss recognised this and matched me up with a great guy.
• I had to take some steps into the unknown and face my fears.

All of which was quite scary, although not as scary as I thought. But, know what, my boss was right. Day by day we looked at the problems and made small improvement steps that brought things under control. Week by week we identified some of the bigger underlying issues and made plans to fix those too.

Six months later, my world was unrecognisable; the daily round of problems that required two of my team almost full-time plus a lot of me reduced to a couple of hours a day for one person. We had time to work on more interesting stuff. We had time for more personal development. We went home on time. We shared what we’d learned with others, so they could do better too.

Ständiga förbättringar och ständigt reflekterande hör ihop

Ibland när man pratar om lean sätter man likhetstecken med ständiga förbättringar. Frågan som ställs i debatten är då: innebär inte lean bara mer stress för medarbetarna? Förväntas de inte arbeta snabbare hela tiden?

I min och Isabel Runebjörks bok ”Lean med hjärta och kreativitet – om autentiskt ledarskap och kommunikation”  beskriver vi  leans grundfilosofi ”ständiga förbättringar” så här:

I en lean organisation strävar man hela tiden efter att förbättra verksamheten ur kundernas perspektiv. Detta är något som skiljer lean från annat förbättringsarbete, som ibland har ett mer internt perspektiv.

Därför är en av grundstenarna ständiga förbättringar som baseras på konstant lärande och analys. Att arbeta lean innebär att medarbetare och chefer ständigt utmanar och ifrågasätter alla aktiviteter och arbetsmoment i en verksamhet. Målet är att fokusera
på aktiviteter som är värdeskapande och att identifiera och ta bort olika typer av slöserier.

Forskning visar att de flesta verksamheter innehåller stora slöserier (exempelvis att man gör onödigt arbete, att man gör för mycket av något och för lite av något annat). —

Lean och systemsyn innebär en villighet att betrakta verksamheten helt utifrån kundens perspektiv. För att åstadkomma förbättringar är det centralt att då och då ta sig tid och studera värdeflöden djupare, och att vara villig till radikala förändringar.
I organisationer som arbetar lean är det också viktigt att man har system att lyfta upp sådana förslag till förändringar från golvet ända upp till ledningen. Teamarbete är en bra arbetsmetod, eftersom det skapar möjligheter för alla att bli hörda och lämna
förbättringsförslag.

I utdraget nämns inget om att jobba snabbare – vilket är naturligt eftersom ”jobba snabbare” inte är en del i äkta lean. Att stressa medarbetare skulle inte vara att visa respekt för människan (den tredje grundfilosofin i lean vid sidan av ständiga förbättringar och ständigt lärande). Så – bort det!

Däremot nämns eliminering av slöserier och lärande/reflektion i vår bok. Harvey Leach berättelse visar att de momenten kan vara nog så krävande för den enskilde, som inte bara behöver reflektera över arbetsuppgifterna utan också över sitt eget beteende och driv. Att påbörja ett arbetsätt med reflekterande och förbättringar kan därför vara en utmaning för enskilda medarbetare, vilket måste förstås och respekteras. Hur jobbig den resan blir är individuellt – men säkert upptäcker de flesta, liksom Harvey Leach, att det inte var så farligt som man trodde. Och vad är egentligen alternativet – stå kvar och fortsätta stressa med alla akuta måsten?

Som Harvey Leach berättelse visar ger arbetssättet med reflektion och förbättringar belöning: processerna blir effektivare och stressen på arbetsplatsen går ner när medarbetare och chefer tillsammans eliminerar slöserier. Det är på det här sättet lean (och andra processbaserade arbetssätt med värdeskapande i fokus) rätt använda skiljer ut sig som bra verktyg att hantera och minska stress!

Harvey Leach berättelse visar också på ledarskapets betydelse. Hans chef hade uppenbarligen kunskap om människor och om processer – och visade sig vara en bra coach. Hon verkade både lyssna in och inspirera till förändring. Underlätta den resa som framstod som så utmanande för sin medarbetare.

Lära av andra – en bra metod!

Att få ta del av berättelser om andras förändringsresor är en gåva att vårda väl. Från berättelser kan man börja reflektera över sig själv och sina egna val. Det är därför bra att berättelser sprids t.ex. på bloggar så fler får ta del av dem.

Man kan också lära sig från andra organisationer- alla hjul behöver inte uppfinnas själv. I förra veckan fick jag lyssna till berättelser om förbättringsarbete, lärande och ledarskap i några organisationer som gjorde mig glad. Det var när några av styrelseledamöterna för Lean Forum berättade om sina besök hos de fyra finalisterna (Astra Zeneca AB, Newbody AB, Södertälje kommun och Vossloh Nordic Switch Systems  AB) till svenska Lean-priset. Här fanns organisationer som kommit en bra bit på vägen i de här delarna, som imponerar och som vi andra kan lära av! Som på strategisk nivå tagit ställning för lärande, förbättring och ledarskap! Och som underlättar för sina medarbetare att göra sin egen resa!

Vem som vann och motiveringen till det… Ja, det får du veta på Lean forums konferens – den 19 oktober kommer vinnaren att koras i samband med middagen! Och före det får vi höra finalisternas berättelser! Det bästa av allt är att man dessutom kan söka upp representanter för finalisterna i minglet – under dagarna och fördjupa sig i de perspektiv man själv tycker är intressanta i deras utvecklingsresa.

På konferensen finns också många andra tillfällen att se nytt och lära. Jag har tidigare listat mina tio skäl att delta, men det finns förstås många fler – bland annat flera starka inslag om berör ämnena för det här inlägget; lärande, förbättringar och ledarskap! Inte minst genom många möjligheter till studiebesök hos andra!

Och skulle du tycka att du inte har tid för en höstkonferens – tänk på Harvey Leach berättelse. Man blir inte effektivare för att man springer fortare i ekorrhjulet! Tid som läggs på lärande och reflektion gör både människor och organisationer starkare och mer framgångsrika!