Det är inte något som är så svårt att utföra, har så liten chans till framgång eller är så farligt att hantera som införandet av nya saker

Niccolo Machiavelli

När initierade diskuterar införandet av den nya dataskyddsförordningen (träder ikraft i maj 2018) brukar betydande tid gå åt till ojande. Förordningens bestämmelser är nämligen så detaljrika och många att man nästan får känslan av att omöjlighet när man första gången tar del av dem. Förändringen känns så svår att hantera så känslan i Machiavellis dystra syn på förändring finns oftast närvarande i samtalen.

Det var också den känsla jag själv fick vid första läsningen av regelverket. Samtidigt såg jag snabbt vad mycket som kan förbättras i organisationer om man får större respekt för människors integritet. De flesta jag känner irriterar sig över aggressiv reklam över prylar man inte vill ha. Flera oroar sig också över storebrors-känslan i att fler och fler profilerar dina val – allt från hotellkedjor som börjar skicka mejl om Bryssel bara för att du råkat googla på det till matbutiken som skickar hem erbjudanden på de varor du oftast köper. Att ha större respekt för kunder och potentiella kunders olika behov av integritet (vissa uppskattar få de där personliga erbjudandena, andra tycker det är nästan kusligt) känns modernt och rätt i tiden.

Jag såg också snabbt att datasskyddsförordningen tvingar fram ordning och reda vilket är nyttigt och effektivitetshöjande även för processerna i stort. Att inte hitta bland sina dokument i organisationens bibliotek är inte värdeskapande i förhållande till kund. Det gör inte heller arbetet mer upplyftande och roligt.

Samtidigt går det inte att sticka under stol med att arbetet att anpassa verksamheten till de nya reglerna kommer ta tid och bli resurskrävande. Att det ändå måste prioriteras är ren självbevarelsedrift: förordningen har kraftfulla sanktioner vid överträdelse – upp till fyra procent av den globala årsomsättningen!

Jag är en person som – i motsats till Machiavelli – tror på att förändringar rätt hanterade både är nyttiga och att de kan leda till mycket gott. Vad är egentligen motsatsen till förändring? Stagnation?

 

 

Tillsammans med min kollega Kerstin Hermanson, som har stor erfarenhet av olika IT-projekt, började vi reflektera över förordningen: hur kan man göra verkstad av komplex juridik?  Vi påbörjade ett arbete för att se om det gick att skiva elefanten – dataskyddsförordningen – på något sätt och på så sätt göra arbetet mer hanterbart för oss själva och våra kunder.

Det blev snabbt ett energirikt och ett rätt utmanande arbete för oss. Många gånger har vi nått nya insikter vilket lett till nya tankar och reflektioner. Det finns så mycket som vi naturligt gör när vi arbetar (som att skicka mej, använda molntjänster etc) som behöver ses över. Många knepiga avvägningar finns för t.ex. HR-avdelningar och vid marknadsföring. Helt klar är att arbetssätt kommer behöva förändras på ett eller annat sätt för de flesta organisationer. System kommer behöva ses över och anpassas. Och inte minst viktigt: medarbetare kommer behöva utbildas i det nya tänket!

I slutänden resulterade vårt arbete i att vi tog fram olika verktyg att underlätta den första inventeringen med. Genom verktygen kan man skapa överblick och få begrepp vad man behöver prioritera. Vi tror också på att använda agila och lärande metoder i arbetet – det är ingen quick fix vi pratar om, utan kontinuerligt förbättringsarbete!

Idag är jag glad att vi påbörjade det arbetet. Jag och Kerstin kommer tillsammans med duktiga advokaten Dag Wetterberg hålla utbildningar där våra verktyg används. Vi kommer göra det under anrika FAR Akademis flagg vilket känns extra bra.

Elefanten går att skiva men det är hög tid att sätta igång med arbetet. Vill du inte göra allt arbete själv kan du gå vår kurs – det går bra att anmäla dig via den här länken!  

Till sist: förändringar är i grunden positiva, även denna! Istället för att liksom Machiavelli oroa sig över förändringar kan man se på dem som skalden Karin Boye gjorde:

Bryt upp, bryt upp! Den nya dagen gryr.
Oändligt är vårt stora äventyr.