I de flesta moderna verksamheter finns det ett stort slöseri: mötestid! Jag tror att de alllra flesta känner igen sig i trötta möten med tråkiga power points där mötesdeltagarna ägnrar tiden åt sina mobiltelefoner. Det finns således många möten – allt från stora konferenser till möten med den mindre arbetsgruppen – som inte ger energi.Vad kan man göra för att minska det slöseriet?

I min och Isabel Runebjörks bok var detta en fråga som vi fokuserade på. Vi tittade också noga på vad en kommunikation som följer principerna i lean innebär, dvs  lean kommunikation. Vid den tidpunkt vi skrev boken var begreppet inte så känt så vi la också viss kraft på att förklara det:

Ibland får vi frågan vad vi menar med lean kommunikation. Hur skiljer det sig från effektiv kommunikation i övrigt? Skillnaden är förstås samma som mellan lean verksamheter och effektiva verksamheter i allmänhet. Lean kommunikation är inte detsamma som effektiv kommunikation, på samma sätt som lean verksamhet inte är detsamma som effektiv verksamhet – det är mycket mer.

1. Lean utgår ifrån respekt för människan – vilket innebär att effektivitet inte är ett självändamål utan är kopplat till en filosofi. Med respekt för människan följer respekt för människors tid och resurser. Effektivitet kan vara ett värde i sig, inte sällan kopplat till ekonomiska resultat – i lean är strävan efter effektivitet en del av en större strävan: långsiktigt hållbar utveckling med respekt för individen. Lean kommunikation är alltså kommunikation med respekt för människan – för människors tid, behov av information, behov av ömsesidighet i relationen.

2. Lean verksamheter bygger på att man studerar flöden och vad som tillför värde till kunden i varje flöde. Eliminering av slöserier sätts i relation till värdet för kunden – interna och externa. Att se, analysera och förstå flödena i relation till kunden, ger en grund för effektivisering som är tydligare och lättare att personligen relatera till. Istället för att effektivisera genom en instrumentell syn på verktyg och metoder, blir effektiviseringen en produkt av en helhetssyn. Lean kommunikation bygger alltså på förståelse för kunden och för vad som tillför värde till kunden. Det handlar både om mängd information (ibland efterfrågas mer, ibland mindre), grad av ömsesidighet (ibland räcker det med envägskommunikation, ibland krävs möten och dialog) och om utförande (kanaler, formulering, grafisk form med mera). Lean kommunikation kräver djup analys av kommunikationssituationer och förståelse för mottagaren. I en lean verksamhet lägger man alltså mer tid på analys än i andra verksamheter – vilket ibland kan uppfattas som frustrerande och ineffektivt, men i själva verket lägger grunden till verklig effektivitet, verkligt värde.

3. Grundläggande för lean är standardisering. Detta i sin tur är grunden för förbättringar. Utan standardisering blir förbättringar variationer i verksamheten – det som görs på ett ställe görs inte på ett annat. Samma sak gäller kommunikation: man kan utbilda i sätt att effektivisera kommunikationsprocesser, men om de metoder och verktyg som används inte blir standardiserade delar av ett flöde, blir kunskapen svår att vidmakthålla och nya beteenden ersätts snabbt av gamla mönster. Lean kommunikation innebär alltså också standardiserade arbetssätt – vilket inte på något sätt innebär att man dödar kreativiteten eller det levande i kommunikationen.

I boken beskrev vi hur man kan jobba med de här frågorna, hur man t.ex. kan skapa en standard för internationella konferenser. Hur man kan få deltagare att inspireras av blue sky thinking och ämnen som No Panic on the Titanic. Erfarenheterna från detta är något jag alltid kommer att bära med mig.

Sammanfattningsvis: Som alltid lönar det sig att tänka på vem som är mottagare, vad de kommer få ut från mötet för att nå framgång. Mera tänka på varför andra är på mötet än sina egna behov. Det finns en stor potential till både trivsel och effektivitet om man förbättrar möten och kommunikationen på en arbetsplats – så fram för mer lean kommunikation!

Under höstens Lean forum samtalade Fredrik Reinfelt med bl.a. UNHCR om hur Sveriges konkurrenskraft påverkas av förmågan till integration. Lean Forum ordnar många konferenser med högt deltagarbetyg. Men de kan säkert bli bättre om kunskapen om deltagarnas önskemål ökar.