– My mother was my biggest role model. She taught me to hate waste. We never wasted anything.

Uttalandet kommer från W Edward Deming, en stark förespråkare för systemsyn. Även i Toyotas företagsfilosofi, som är grunden till lean, är jakten på slöserier central.

Är godis

Det finns leanforskare som påstår att det i företag kan vara upp till 90 procent slöserier i företags processer, vilket sannolikt stämmer bra även på andra sektorer. Man lägger alltså ner mycket tid på arbetsplatser på att göra onödiga arbetsmoment.

Trots detta faktum kan det i många organisationer vara jobbigt att påpeka fel i processer (slöserier) eftersom det kan finnas en prestige i organisationen kring arbetssättet eller en kultur ”det är så här vi alltid gjort”.

Slöserier = godis. Ett sätt att se på det!

Äkta lean ändrar på detta; eftersom organisationen hela tiden strävar efter förbättringar är det positivt att hitta förbättringsmöjligheter.

På ett sjukhus bestämde man sig för att markera detta även språkligt; man började kalla att uppmärksamma fel för att hitta godis. Jag tyckte det är ett bra sätt att se på det; att hitta ett fel i en process är godis för förbättringsarbetet.

Olika typer av slöserier

För att förstå vad ett slöseri är måste man alltid utgå från kunden, dvs mottagaren av det värde som processen skapar.Det går inte förbättra processer om man inte vet vad som är fel, vad som är onödigt att göra i förhållande till denne. Det gäller också att förstå rotorsaken till felet, inte bara lösa problem ytligt.

Genom att eliminera slöserier åstadkommer man förbättringar av processer. Detta leder till ökat kundfokus och ökad effektivitet. Genom att reflektera över processer och vad som är onödigt i dem skapar man ett lärande i organisationen.

I min och Isabel Runebjörks bok Lean med hjärta och kreativitet – om autentiskt ledarskap och kommunikation beskriver vi olika kategorier av slöserier (med exempel tagna från tjänsteproduktion).

• Överproduktion (medarbetare producerar texter som är för långa eller som ingen har tid att läsa).

• Väntan (medarbetare får vänta på underlag från någon annan innan hon kan slutföra sin del).

• Onödiga transporter (att medarbetare sitter långt ifrån varandra, vilket gör att de måste ta tid till att förflytta sig för att träffa varandra).

• Ombearbetning (när medarbetare inte vet hur de ska skriva en text – och därför måste skriva om flera gånger innan texten fungerar).

• Onödiga arbetsmoment (medarbetare fortsätter att arbeta efter gamla rutiner, trots att skälet bakom rutinerna inte längre finns kvar, alternativt att vissa arbetsuppgifter som utförs inte tillför värde till någon).

• Outnyttjad kreativitet hos medarbetarna (medarbetare uppmuntras inte att vara kreativa, förslag som kommer från medarbetare avfärdas utan analys, eller arbete som medarbetare utfört tas inte till vara – att inte ta till vara kreativitet kan förorsaka mycket stor frustration och får konsekvenser för dessa medarbetares fortsatta produktivitet).

Ständiga förbättringar

Att hitta slöserier (godis) och eliminera dem leder till en kultur av ständiga förbättringar, vilket är centralt i lean och kanske det många uppfattar som kärnan i lean.

Men kom ihåg: ständiga förbättringar går alltid hand i hand med respekt för människan och en lärande organisation. Du kan inte bara arbeta med en del, då leder det lätt till rovdrift på personal och organisationen tappar också kundfokus!