Möten tar mycket tid i dagens arbetsliv. Jag tror att nästan var och en av oss har erfarenhet av dåliga möten, möten som inte lyfter. Kanske är det mer en regel än ett undantag. Varför är det så? Och vad kan vi göra?

Slöserier i möten

När jag och Isabel Runebjörk skrev boken Lean med hjärta och kreativitet – om autentiskt ledarskap och kommunikation listade vi slöserier i möten utifrån det klassiska sättet att klassificera i lean (se tidigare inlägg):

• Överproduktion: Möten som tar upp tid och plats, utan att tillföra något värde är ett av de mest typiska exemplen på slöserier i en tjänsteproducerande organisation. Detta beror ofta på…att de som kallat till möte, eller satt agendan, inte har tydliggjort syftet med mötet eller ens analyserat vilket behov chefer och medarbetare har av mötet. Det kan också bero på att man inte har formulerat tydliga beslutspunkter, eller har en ordförande som inte ser till att hålla mötesdeltagarna till agendan och tidsramarna. Under en konferens kan överproduktionen bestå i att en talare inte har anpassat sitt tal till publiken, konferensens syfte eller den taletid som han fått sig tilldelad i programmet. För mycket information, exempelvis i form av överlastade powerpoint-presentationer, eller information som saknar relevans, är också exempel på överproduktion.
• Outnyttjad kreativitet: Mötena lyfter inte för de saknar dynamik och är dåligt strukturerade. Om man exempelvis anordnar en konferens utan att analysera och delge deltagarna konferensens syfte och mål, kan stora mänskliga resurser,i form av kreativitet och intelligenta resonemang, gå till spillo. Om mötesdeltagare ägnar mötet åt att besvara mejl, fundera på andra frågor eller lämnar mötet för tidigt, är detta inte bara exempel på bristande respekt för andra mötesdeltagare, utan också på slöseri i form av outnyttjad kreativitet.
• Väntan: När personer som är viktiga för mötet kommer för sent, eller teknik som ska användas fungerar dåligt, får man slöserier i form av väntan.
• Onödiga förflyttningar: Onödiga förflyttningar kan uppstå på grund av dålig kännedom om lokalerna där mötet ska hållas, eller för att mötesplatsens lokalisering innebär att deltagarna måste ägna onödig tid åt transporter.
• Ombearbetning: Mötesdeltagarna för inte mötet framåt utan fastnar i samma fråga och/eller framför samma synpunkter gång på gång. Möten hålls slentrianmässigt utan att det finns egentliga behov av dem, vilket innebär att samma frågor idisslas om och om igen.
• Onödiga arbetsmoment: Mötesagendan innehåller punkter som är ointressanta för deltagarna, eller som inte fyller något syfte.

Någon som känner igen sig?

Det kan vara nyttigt att fundera över sina möten. Hur många slöserier finns det i dem?

Det blir inte som man tänkt sig

En särskild typ av möten är de som chefer har med sina anställda, t.ex. klassikern ”enhetsmötet”. Det finns intressant forskning från KTH om chefers möten med anställda. Forskaren Simon Elvenäs har filmat chefernas beteenden för att se vad de verkligen gör och om det stämmer med vad det tror att de gör. Jag har lyssnat på ett föredrag av Simon Elvenäs och det gav verkligen en tankeställare – det blir nämligen sällan som man tänkt sig trots goda föresatser.

Har du inte möjlighet att själv lyssna på en föreläsning av Simon Elvenäs har tidningen Chef en intressant artikel i ämnet som varmt rekommenderas. I artikeln får man bl.a. veta att de vanligaste beteendena chefer har när de möter sin personal är följande:

1.  Ger återkoppling på det medarbetarna gjort.
2.  Samlar in information om någons arbetsprestation och utförande.
3. Ger instruktioner kring det som ska göras.
4. Informerar. Berättar om egen prestation.
5. Pratar generellt om arbetet, diskuterar och reflekterar.
6. Pratar om saker som inte har med arbetet att göra.
7.  Är tyst.

Visst kan man se att det finns många klassiska slöserier i hur vanliga möten leds?

Tidningen skriver också:

— I Simon Elvnäs forskning uppskattade cheferna att de ägnade cirka 40 procent åt återkoppling medan filmerna som forskarna spelat in med dem visar att det i verkligheten inte var mer än 0–2 procent.

Det innebär alltså att det som medarbetarna säger sig vilja ha mest av – och det som cheferna själva säger och forskningen har kommit fram till är bra arbetsledning, det vill säga ett coachande förhållningssätt utifrån uppmärksamhet, uppföljning och utvärdering – är i själva verket det som man ser minst av på filmerna.

Några tips om du vill få dina möten att lyfta

I Isabel Runebjörks och min bok beskriver vi hur man kan arbeta med lean kommunikation för att skapa bättre möten – allt från bilaterala möten, till arbetsmöten och större konferenser. En viktig del i bra möten är att utgå ifrån mottagarens behov av mötet (respekten för människors tid, engagemang och kreativitet). En annan är att studera flytet i mötena (värdeflödet) och skapa bra strukturer (kreativa standarder ). Möten blir inte bra av sig själva – de kräver eftertanke, struktur och arbete (det gör för övrigt även kreativitet). Men med bra  möten kommer också mycket arbetstid att sparas, så detta är ett roligt sätt att höja effektiviteten.

En viktig del är också att lära sig mer om retorik och retoriska arbetsredskap (i vår bok ger vi flera exempel på lättanvända metoder att skapa bättre möten genom att använda klassisk retorik). Det låter kanske krångligt men i själva verket är det bland det roligaste man kan göra, att lära sig mer om detta. Det ger ju också mycket energi tillbaka när man ordnar ett möte som lyfter. När deltagarna verkligen är med; engagerade på mötet och har med sig något hem!

Slutligen bör man hitta sätt att kontinuerligt utvärdera mötena – vara en sann lärande organisation. Vad tycker de som deltog i mötet? Vad kan förbättras?

Det finns många sätt att utvärdera. Ett mycket enkelt sätt är att låta deltagarna sätta upp lappar på en whiteboard när de lämnar mötet. Be dem svara på frågorna ”Vad var bra?, Vad kan bli bättre? Vad var bäst?” Det är en enkel lappövning men ger oftast intressanta saker att ta med till nästa gång

Utvärdera dina möten – t.ex. genom denna enkla (visuella) metod. Och tänk på att alla är ansvariga för att bidra till mötet – det behövs om det ska bli riktigt bra!