Att vara ledare är stimulerande men det kan också vara utmanande. Tid för lärande och reflektion är viktigt. Få nya infallsvinklar. Ett väldigt bra sätt är att gå-och-se själv, att förstå hur processer ser ut i verkligheten, inte bara hur de är designade. Ett annat bra sätt är att läsa – böcker, bloggar, debattartiklar, inlägg på sociala medier…. Man kan lära sig från allt! Ofta får man nya insikter, en tydligare struktur på saker man redan visste och nya insikter som ger möjlighet till förbättring.

Och det är inte bara chefer som behöver tid för reflektion. Medarbetare behöver samma sorts stimulans. Att få vara ute och se andras verksamheter och jämföra med sin egen brukar ge sanna energikickar och insikter. Många uppskattar också att få tid att läsa, att förstå grunderna till varför man gör som man gör.

Att ta sig tid är alltså viktigt – det ger en möjlighet att förstå sitt uppdrag och sitt arbetssätt på nya sätt. Det är en del i en sann lärande organisation.

Bra checklista med många användbara tips

Jag läser just nu en intressant bok, Bengt Savéns ”LedarStegen”. Bengt Savén har i den skapat en praktisk handbok för ledarskap – en sorts checklista hur man kan jobba med ledarskap. Han bygger tankarna i boken på erfarenhet från verksamheter han har sett att verkligen fungerar. Verksamheter som drivs enligt vad jag brukar kalla äkta lean är ett exempel han har utgått ifrån.

I boken finns också beskrivningar av många bra metoder. Flera av dem klassiska i lean-sammanhang, andra är sådana som ofta används i flödesstyrda verksamheter jag känner till. I appendix till boken ger han konkreta beskrivningar av metoder och verktyg.

Bokens fokus är det Bengt Savén kallar ”ledarsteg”. Det finns fem samverkande sådana:

1. Bottna
2. Synliggör
3. Se
4. Utmana individen
5. Bygg lag, flöde och struktur

De är intressanta steg var för sig och boken är läsvärd rakt igenom. I det här inlägget tänkte jag  dock ägna lite extra uppmärksamhet åt de första stegen: att bottna och synliggöra, eftersom de delarna direkt fick mig att se kopplingar till mitt eget författande.

Men först vill jag dela lite allmänna klokheter från Bengt Savéns Steg 1, som är väl värda att ta till sig. Här kommer alltså några axplock:

• Bengt Savén talar om vikten av en gemensam mission – varför gör vi det vi gör på arbetet. (Vikten av skapa det jag i ett tidigare inlägg kallat autentiska organisationer.)
• Ett annat tips handlar om hur vi planerar verksamheten  och hur det hänger ihop med omvärldsbevakning. Jag håller med om att detta är viktigt (det finns som jag skrev i ett tidigare inlägg stora svårigheter i planering som ofta underskattas – och detta är ett av dem). Alla organisationer påverkas av omvärldsförändringar idag, vissa mer än andra. Ändå är detta inte alltid en faktor i planeringen. Man förlitar sig istället för mycket på statistik, som egentligen bara beskriver historiska fakta.
• Bengt Savén beskriver också hur man kan jobba med balanserad målstyrning enligt +QTE; skapa balans mellan hälsa, miljö och lärande (+), kvalitét (Q), tid (T) och E (ekonomi, men också effektivitet i form av leverans av stort värde utan att förbruka onödiga resurser). Jag har sett exempel på balanserad målstyrning i organisationer som vill vara flödeseffektiva och tycker de ger en bra hjälp att visualisera prioriteringar och styrning.
• Självklart ska man också som ledare, som Bengt Savén så bra beskriver det,  bottna i verksamheten och skapa planeringen tillsammans med medarbetare. Även här finns bra tips i boken som förbättrar arbetet.

Viktigt att bottna i sig själv

Bengt Savén beskriver som ovan nämnts bra hur viktigt det är att bottna i både mission och verksamhet. Det finns ett ytterligare perspektiv på att bottna, nämligen ledarens behov av att känna sig själv. Bengt Savén pekar på vikten att förstå sig själv i Steg 2 Synliggör (bra tips i hans bok även i den delen). Jag tror dock det finns ett moment före det – att ledarens självkännedom också borde ingå i Steg 1. Jag ska förklara varför.

De allra flesta chefer är mellanchefer eller linjechefer. En realitet för de flesta är att direktiv som styr verksamheten – ramen för planeringen, stora förändringar etc – kommer från en högre ort. Detta är något man förväntas genomföra. Då kan det bli skevt om man som ledare inte själv har bottnat i verksamheten och förstår var organisationen är på väg – och hittat ett sätt att relatera detta till sin egen person (varför har jag gjort valet att arbeta här, vad är det som driver mig). Det är en stor skillnad mellan att beskriva en förändring för medarbetare med en av kommunikationsavdelningen producerad Power Point och orden  ”Ledningen har bestämt…” (i det har chefen tagit ett sorts verbalt avstånd som medarbetare hör) och att kunna visa varför man själv tror på inriktningen.

För att kunna göra det måste man förstå sina egna vägval och värderingar. I detta är det viktigt att hitta sitt autentiska ledarskap som man sedan kan använda sig av i en lean kommunikation. Båda dessa områden fördjupade Isabel Runebjörk och jag oss i när vi skrev vår bok Lean med hjärta och kreativitet – om autentiskt ledarskap och kommunikation

Autentiskt ledarskap

Man kan sammanfatta stegen i autentiskt ledarskap med:

• känn dig själv
• visa vem du är
• engagera andra

Min erfarenhet är att många av oss inte reflekterat över våra yrkesval särskilt djupt; vilka värderingar och erfarenheter som ligger bakom valen. Det var något jag själv fick upp ögonen för när jag första gången träffade Isabel Runebjörk, som framgångsrikt arbetat med de här frågorna länge. Hon hjälpte mig att visualisera ett av mina avgörande ögonblick i en berättelse, vilket jag sedan fortsatt med. Jag har också varit med när andra berättat om sina avgörande ögonblick och sett hur det öppnat ögon.

Jag har i tidigare inlägg beskrivit ett av mina avgörande ögonblick.  I vår bok finns fler exempel på metoder man kan använda för att öka självkännedomen.

Visa ethos och pathos!

När du vet vem du är kan du använda den kunskapen i kommunikationen. Då är det bra att utgå ifrån en retorisk arbetsprocess. I den klassiska retoriken finns tre delar: ethos (din karaktär, vem du är), logos (fakta) och pathos (passion). När Bengt Savén i sin bok beskriver hur du ska synliggöra dig själv är det ditt ethos han menar. Traditionella presentationer baseras mycket på logos, vilket gör det svårare att skapa engagemang och att lyssna. Kan du visa ditt ethos och att du också har pathos för uppdraget kommer du kunna engagera på ett helt annat sätt.

En annan viktig utgångspunkt i lean kommunikation är att utgå ifrån mottagarens behov. Som ledare har du haft en tid att landa i förändringar och planer; det är lätt att gå för fort fram eller bli för detaljrik när man ska sprida sin kunskap vidare. Bara för att man presenterar något är det inte säkert att mottagaren kan ta in det. Det är också viktigt att skapa verklig dialog. I Bengt Savéns bok understryker han också dessa perspektiv; vikten att se människan. Använd ögon och öron uppmanar han (i sitt Steg 5), vilket är ett bra råd!