Det tar lång tid att ställa om en organisation till flödestänk. Man hör ofta organisationer som arbetat med lean i tiotals år beskriva sin situation: ”vi har kommit en bit, men har mycket kvar att göra”, ”vi är bara halvvägs” etc.

Den som ska börja med lean har ofta många frågor….

Jag får ofta frågan från personer som inte börjat sin lean-resa om det finns några bra tips hur man ska börja sin leanresa. I Isabel Runebjörks och min bok Lean med hjärta och kreativitet – om autentiskt ledarskap och kommunikation gav vi ett antal tips på hur man kan komma igång och hur man kan fortsätta sin resa när man kommit en bit på väg. I det här inlägget tänker jag dela några av de tipsen.

Förbered ledare väl så de själva bottnar i lean!

Många har berättat om leansatsningar som inte fungerat därför att ledningen inte varit med på tåget. Det är viktigt att ledningen förstår vad lean innebär – annars blir det lätt en lös koppling. Man måste leva som man lär. Det är också viktigt att få med sig alla andra med ledningsansvar – både linjechefer och teamledare! Tillsammans leder man förändringen!

Tre av punkterna vi tog upp i boken handlade om hur man kan förbereda ledare i en organisation så att de bottnar själva och kan kommunicera på ett bra sätt:

1. Låt var och en i ledningen få tid att reflektera och sätta sig in i lean innan arbetet dras igång. — För att kunna skapa energi i en organisation för en ny arbetsfilosofi måste du tro på den själv  (vara autentisk). Låt ledningen prata om lean utifrån sina egna erfarenheter och bilder. —

2. När ledningen presenterar lean för medarbetarna är det viktigt att fokusera på såväl respekt för människan, som ständiga förbättringar och den lärande organisationen. Erfarenhetsmässigt väcks nyfikenhet och engagemang hos personalen när en ledare talar om en filosofi som ser enastående människor och deras idéer. Varje chef bör sträva efter att göra den första presentationen av lean så personlig som möjligt för att väcka nyfikenhet. Fokuserar man för mycket på teknik och verktyg kan det skapa oro. Chefer som lär sig reflektera över sig själva har lättare att göra presentationer som skapar engagemang.

3. Satsa på att utveckla ledarskapet hos både chefer och teamledare. Det är de som ska förklara uppdraget och visionen för medarbetarna, så deras ledarskap och kommunikativa kompetens är väsentliga.

I ett tidigare inlägg berättade jag hur man kan arbeta med första punkten. Ett mycket bra sätt att bottna i arbetssättet är att göra studiebesök i verksamheter som kommit längre och ställa frågor. Genom föreningar som Lean Forum kommer man i kontakt med andra verksamheter man kan lära sig av.

Kunskap i lean kommunikation underlättar också när man arbetar med punkterna. Det är också viktigt att bottna i både verksamheten och sig själv!

Var ska man börja?

Det fjärde tipset jag tänker dela i det här inlägget handlar om att man inte kan göra allt på en gång. Det kan kännas överväldigande i början – det finns så mycket att göra och vad ska man prioritera? Detta kan lätt leda till att man känner sig stressad, vilket är kontraproduktivt. Rom byggdes inte på en dag, förändring måste få ta tid! I boken gav vi därför rådet:

Gör det enkelt. Börja inte med det mest komplexa, värdeflödesanalyser,
utan satsa på mer lättplockade äpplen. Det är bättre att ta små steg framåt hela tiden än att paralyseras över hur stora flödena är på ens arbetsplats.

Hittar man problem som är enkla att åtgärda (fallfrukt) visar man snabbt på värdet av arbetssättet. Genom att jobba på det här sättet är det enklare för både medarbetare och chefer att se skillnaden mellan det gamla tänket och lean, det blir ett lärande i sig. Var också generösa med tid för reflektion och fira varje steg som tas.

Det går också bra att rulla ut arbetssättet enhet för enhet, istället för en ”big bang”. På så sätt kan de som ännu inte börjat göra gå-och-se hos enheter som kommit igång.