Sommaren är över – eller åtminstone känns det så när lågtrycken producerar hösttemperaturer. Att det snart är höst innebär dock även positiva saker, bl.a. kommer Lean Forums årskonferens närmare (du har väl anmält dig?). Jag ser mycket fram emot denna energikick och börjar också så smått fundera på vilka frågor som är intressanta att prata om på den workshop som jag ska hålla dag 2 under konferensen (har beskrivit både konferensen och min tänkta workshop  i ett tidigare inlägg).

Ett ämne som alltid är intressant är hur vi planerar, mäter och följer upp verksamhet. Det kommer upp på workshop:en och får också inleda min sensommarsäsong på bloggen.

Mäter vi effekten av vår styrning?

I tidigare inlägg har jag beskrivit några problem med att mäta verksamhet (särskilt i offentlig sektor men problemen finns även annan verksamhet). Problemet tas också upp av professor Henry Mintzberg i en intressant artikel om myter i sjukvården. Han pekar i artikeln på utmaningen i att försöka kontrollera utfall inom vården. Henry Mintzberg skriver:

In the management of health care, the frustration of trying to control rather autonomous professionals has led the administrators and social engineers to a reliance on measurement. And this, it should be noted, is no less prevalent in private sector control by insurance companies and HMOs, etc, than in public sector control by government agencies. The problem with measurement is that, while the treatments exist in standard categories – certain medications for manicdepression, particular forms of angioplasty for various heart conditions, etc. – their outcomes are often not standard, and therefore can be tricky to pin down by measurement. That is because we as individual patients are not standardized, and so our treatments have to be tailored to our individual needs and conditions.

Henry Mintzberg pekar på att läkarnas yrkeskunnande inte utnyttjas. Ett annat problem är effekterna för den sjuke. Man kan ställa sig frågan: Mäter du antalet behandlingar? Eller mäter du det som är intressant för den sjuke som söker vård: att hen blir frisk? Mäter man antalet behandlingar kanske det är intressantare att hinna träffa många patienter på en dag och det blir ointressant om flera av dem måste återkomma för de fick fel besked.

Henry Mintzberg ställer också provocerande frågor om varför vi inte mäter effekterna av själva styrningen när han fortsätter sitt resonemang:

It is often said that “If you can’t measure it, you can’t manage it.” Well, who has ever adequately measured the performance of management? (Don’t tell me it can be done by looking at a stock price.) In fact, who has ever even tried to measure the performance of measurement itself? I guess we must conclude therefore that neither management nor measurement can be managed.

So what can be done if we cannot rely wholly on measurement? That’s easy: use judgment. Remember judgment? Can you imagine medicine without judgment? Well, then, I suggest that you not try to imagine management without judgment either.

Henry Mintzberg är en guru i organisationsteori och management. Jag tycker hans idéer är intressanta och egentligen ganska självklara. ”Vi får vad vi mäter” är en sanning som ofta upprepas. Kanske dags att göra något åt det? Använda oss av sunt förnuft (judgment) lite oftare?

Övertro på stordriftsfördelar

Vad kan felaktiga nyckeltal leda till? Kanske felaktiga strategiska beslut? Det finns exempel. I ett tidigare inlägg berättade jag om problem med ett stort antal inställda operationer inom vården; problemen härrörde från att försöka maximera resursutnyttjandet och titta på statistik.

Henry Mintzberg beskriver i sin artikel ett annat sådant strategiskt felslut: tendensen att lita på stordriftsfördelar. Jag  berättade tidigare också om  hur en lyckad leansatsning inom sjukvården slogs sönder för att man ville skapa stordriftsfördelar i ett labb. Cancerpatienter som fått svar på några dagar fick plötsligt vänta i veckor igen. Flaskhalsar uppstod och – vården blev mindre effektiv och sannolikt dyrare.

Henry Mintzberg förklarar varför större inte alltid är bättre på ett intressant sätt – och hur våra mätsystem påverkar oss att välja större:

Measurement favors large scale; in fact scale is measurement. So a society mesmerized by measurement is a society obsessed with large scale. Hence the small hospitals are the ones that get closed. Herzlinger wrote in her 2006 Harvard Business Review article that “Health care is still an astonishingly fragmented industry. More than half of the US physicians work in practices of three or fewer doctors; a quarter of the nation’s 5,000 community hospitals and nearly half of its 17,000 nursing homes are independent.” But what is wrong with that? She added that “You can roll a number of independent players into a single organization…to generate economies of scale”. Picture that! Notice the term: economies of scale. Not effectiveness of scale but economies of scale. Too much of the management of health care has come to be about using scale to reduce measurable costs at the expense of difficult-to-measure benefits.

I am not trying to make the case that smaller is always more beautiful, only to plead that bigger is not always better. Scale, too, has to be judged, especially for its impact on performance. Health care as a calling works best in units that are as humanly small as the best of technology allows. This, in fact, seems to hold true even in  pharmaceutical research. To quote Roger Gilmartin when he was chief executive of Merck: “Scale has been no indication of the ability to discover breakthrough drugs. In fact, it has been the other way – you get bogged down” (Clifford, 2000).

Tre kritiska punkter om mätning

Om man sammanfattar Henry Mintzbergs tankar som jag beskrivit ovan utkristaliseras tre frågeställningar jag tycker är intressanta att reflektera över. De är bra att ha med sig t.ex. i det strategiska arbetet, om man är ansvarig för styrningen av en verksamhet.

• Det är en myt att du inte kan styra något som inte kan mätas. Fundera därför över vad du vill uppnå med en mätning och vad resultaten av mätningen egentligen säger?
  

  Det finns skäl att stanna upp och reflektera över vad vi mäter! säger? Ger det något mervärde att mäta?

• Om det inte går att mäta – använd ditt sunda förnuft. Vad är det vi vill uppnå och hur når vi dit? Att arbeta med ständiga förbättringar, en lärande organisation och kundfokus är viktiga beståndsdelar i resan. Utgå ifrån värdeflöden och lära sig förstå den variation kunden för in i processen.
• Stordriftsfördelar är en myt – stort är inte alltid bättre (liksom litet inte heller alltid är det). Frågan är hur processen ser ut, värdeflödet? Utifrån processens behov  – inte vad som är enklast att mäta – kan man organisera sig på lämpligt sätt.

Den här typen av frågor är viktiga att reflektera över tycker jag. En bra start på arbetet efter en välbehövlig semester kanske? Det kommer bli en bra höst!