Det är höstlikt ute, de flesta har kommit tillbaka från semestern. I många  organisationer är detta tidpunkten när är arbetet med nästa års verksamhetsplan ska påbörjas. Och då arbetet att fördela nästa års budget påbörjas. Det här är också en tid för uppföljning av årets planer och budgetar; blev det som vi tänkt oss?

Det är finns många fällor i planeringsprocessen. En del av dem har jag berört i tidigare inlägg. Kanske kan något av dem vara intressanta att läsa innan arbetet startar:

• Det är svårt att  sätta upp vettiga mål.  Här är det viktigt att också välja rätt strategi;  flödeseffektivitet (det kan nämligen vara dyrt att vara resurseffektiv)
• Det finns en övertro på förmågan att ta fram planer hållbara planer
• Det finns också strategiska felkällor i vad vi mäter. Ett bra tillfälle att fundera på vad vi följer upp och vad vi mäter är just nu när gamla planer utvärderas och nya ska fram. Det är därför värt att ta tid och reflektera över  vad som är vettigt att mäta och när vi istället bör använda oss av sunt förnuft.

Använd visualisering!

Även om det finns stora svårigheter i arbetet är alternativet inte att göra ingenting. Organisationer som består av flera människor behöver en samsyn och förståelse kring verksamheten. Planer måste fram, budget fördelas.

Det här är en enkel skiss av ekonomens visualisering (den är mer användbar på större enheter där det annars är svårt få överblick. I exemplet räcker budgeten till tre anställda. Det visar sig dock att A just slutat och en ny A håller på att rekryteras. A:s ersättare börjar först i mars. C berättar samtidigt att han ska vara föräldraledig fyra månader. På bilden ser man snabbt att det finns pengar kvar för sex månader men också att det blir tufft i början och slutet av året. Hur påverkar detta planeringen och förmågan att nå mål?

Ett viktigt redskap i leanarbetet är visualiseringar, vilket med fördel kan användas även i planerings- och budgetarbetet. En duktig ekonom jag känner kunde med exceldiagram visa på sambandet mellan medelsförbrukning och personalresurser; hon ritade in i ett årsdiagram hur olika anställningar fördelade sig över året; på det sättet såg man direkt effekten av vakanser (både att det blev pengar över men också att verksamheten sannolikt skulle vara ansträngd). På  ledningsgruppsmöten var hennes visualiseringar guld värda. Alla såg och pratade om samma sak!

Ekonomen fick idén när hon gjorde ett studiebesök – en gå och se – i en annan verksamhet som på liknande sätt hade visualiserat användningen av IT-resurser. Gå och se ger mycket! Ett bra tips är därför att utnyttja  dag 2 på Lean Forums höstkonferens som har många intressanta studiebesök (jag har en workshop dag 2 som är kopplad till ett studiebesök på Försäkringskassan). Kanske kommer du hem med en lika bra idé som ekonomen!