I sommar har ett stort samtalsämne varit Brexit. Valresultatet verkade oväntat för många här i Sverige. I efterhand har många förklaringar getts. En del kommentarer handlar om att EU inte upplevs som tillräckligt transparent och effektivt. Att EU är liktydigt med en massa onödigt krångel.

Jag har själv i många år jobbat med EU-frågor och vet att EU skapat bra förutsättningar för oss EU-medborgare genom sina tankar på fri rörlighet av varor, tjänster och personer. Jag kommer ihåg när jag var ung och skulle resa på bilsemester i Europa – de långa köerna som sniglade sig fram vid varje gränspassage. Det var tålamodsprövade tider, något vi kanske glömt när vi nu kan åka mellan medlemsländer lika enkelt som mellan olika delar av landet (gränskontrollerna mellan Sverige och Danmark kan tjäna som påminnelse).

Men det är också sant att det finns en stor och tung byråkrati inom EU. En EU-byråkrat som arbetat många år inom kommissionen sa en gång till mig, med ett lite snett leende:

”Jag har jobbat i 25 år med budgetregelverket. Det är så snårigt så att jag först nu känner att jag har ett bra grepp. Be mig inte analysera en fråga utifrån personalregelverket. Jag tror det är omöjligt för någon att vara riktigt bra på både budget- och personalregelverken. Man kan inte lära sig båda under en livstid.”

Jag tror henne. Jag har jobbat många år med EU-fonder – det är också extremt komplexa regelverk som hela tiden leder till nya insikter.

EU upplevs ofta som krångligt

Ett stort problem för både trovärdighet i system och effektivitet är olika former av korruption. Det är något man måste ha klart för sig när man tittar på stolligheter och onödigt krångel i vissa delar av EU-regelverket – som i sin strävan efter att ta bort både handelshinder och korruption har blivit både onödigt komplext och ibland direkt kontraproduktivt. Det bästa har blivit det godas fiende!

Ta personalregelverket, det som man enligt tjänstemannen behöver en livstid för att lära sig. Jag har på nära håll följt t.ex. tjänstetillsättningsprocessen i EU, som är en del av regelverket. En kollega sökte ett EU-arbete och behövde komplettera sin ansökan med en uppsjö av intyg. Hen berättade om en process som kunde få en att bli mörkrädd. För att komma vidare i ansökningsförfarandet behövde hen:

• lämna in intyg i original eller vidimerade kopior (utfärdade av utställande organisation) på alla utbildningar och alla arbeten hen haft i sitt liv
• lämna in alla sjukdomsjournaler inklusive röntgenplåtar
• lämna in uppgifter kontakter från optiker
• etc

Därefter fick hen resa till Bryssel där hen under några dagar genomgick en komplett läkarundersökning. Vidare fick hen sitta i ett dagslångt möte med en person från kommissionen för att gå igenom arbets- och utbildningshistorik i syfte att kunna placeras i rätt löneklass.

Efter att en kommitté gjort sitt arbete (även det innehöll väldigt många moment) erbjöds hen jobbet. Hen hade då enligt konstens alla regler placerats i en löneklass som också påverkades av det land hen skulle vara stationerad i. Hen konstaterade att hen nog inte hade råd att ta jobbet – och tackade nej. Och proceduren fick tas om

Ett annat exempel på när det bästa blir det godas fiende – som många kommer i kontakt med – är den offentliga upphandlingen. Syftet bakom den är att skapa rättvisa konkurrensvillkor för företagare över hela unionen och minska möjligheter till korruption och falskspel. Den förväntas också leda till hushållning med offentlig sektors resurser, att man ska slippa betala överpriser. Svaret har blivit en väldigt komplex lagstiftning som arbetar långsamt. Offentlig upphandling har flera goda syften – öka konkurrensen och göra det enklare för offentlig sektor att få bra priser – men har lett till långa och kostsamma processer som till slut blir ett hinder för effektivitet både i företag och offentlig sektor.

Svårt med helhetsyn

EU består av 28 medlemsländer (27 efter att UK lämnat unionen men det kommer ta tid). Grovt uttryckt ser processen för reglernas utformning ut så här: Regler förhandlas fram efter förslag från kommissionen av medlemsstaternas regeringsföreträdare i rådet. Och Europaparlamentet är medförhandlare i många rättsakter. Förhandlingarna går oftast långsamt, om inte det politiska trycket i frågan är stort. I slutändan är de rättsakter och den budget som förhandlas fram summan av olika ansträngningar, egenintressen och kompromisser. Det blir den minsta gemensamma nämnaren. Helhetssyn blir ofta svårt.

Vad kan man då göra?

EU:s grundtanke – den fria rörligheten i hela Europa – handlar om att ta bort hinder och se hela unionen som ett system. Grundvisionen är således enkel att få in i ett systemtänk. Däremot är grundbyråkratin inom EU präglad av Taylorism..

För att skapa större helhetssyn – och bättre effektivitet i systemet kanske några av slutsatserna i Innovationsrådets slutbetänkande Att tänka nytt för att göra nytta (SOU 2013:4o) vara värda att damma av. Innovationsrådet förklarade att man för att främja innovations- och förbättringsarbeten inom offentlig sektor behövde balansen förskjutas i ett antal olika perspektiv:

• från kortsiktighet till långsiktighet (t.ex. från att ta fram färdiga förslag i utredningar till att på vägen genomföra försöksverksamheter),
• från att betrakta delarna till att se helheten (t.ex. gå från styckkostnader till att se samhällskostnader; gå från prestationsmått till effektmått; gå från konkurrens till samverkan),
• gå från kontroll till tillit i styrningen (t.ex. gå från detaljstyrning till förståelse av systemfaktorer),
• gå från myndighetsperspektiv till att få kundfokus (t.ex. från att tänka på ärenden utifrån myndighetens behov se vad medborgare och företag behöver; från att se medborgare som mottagare se dem som medskapare).

I detta ligger också att tjänstemän och förhandlare som arbetar i EU också borde sätta sig in i teorier om svårlösta samhällsproblem, s.k. wicked problems.

En sådan förflyttning skulle kräva helt andra arbetssätt av EU:s institutioner, men också av medlemsländerna. Kanske är det dags att fundera på arbetssätten och införa lite systemtänk i EU-arbetet?