”We are Here to Learn, to Make a Difference and to Have Fun”  

Citatet av W. Edwards Deming  (en ledande förespråkare för systemsyn) är en bra sammanfattning av vad en sann lärande organisation gör.

I gårdagens inlägg  berättade jag om intressant forskning från Premier League som visar på vikten av erfarenhet och kunskap. Det som gäller för fotbollslag gäller också i andra organisationer. Varje organisation har därför allt att vinna på att bli en sann lärande organisation – att ta vara på medarbetares erfarenheter – och se till att de får nya!

Vad är en lärande organisation?

I lean finns tre grundprinciper – respekt för människan, ständiga förbättringar och en lärande organisation. Toyotas tes ”bli en lärande organisation genom oförtröttligt reflektera och ständigt förbättra” (som beskrivs i Jeffrey K Likers bok The Toyota Way) är en bra sammanfattning på ett bra arbetssätt.

En lärande organisation innefattar åtminstone fyra delar;

1. förmågan att lära sig av det som skett (utvärdera sig),
2. förmågan att tillföra sig kompetens,
3. att avsätta tid för lärande och reflektion, och
4. lyssna in forskningen.

 

Del 1: Utvärdera

Det räcker inte med att utvärdera i efterhand, även om en bra utvärdering kan hjälpa en att reflektera. Att det inte räcker med traditionell utvärdering beror på åtminstone tre saker;   man utvärderar i efterhand (hur gick projektet, varför nådde vi inte målen, hur hanterade vi krisen etc), den görs ofta av andra än de som själv deltog och det hunnit gå tid från det skeende som utvärderas till att rapporten är klar. Kanske har de som varit inblandade gått vidare till annat, kanske har mycket i omvärlden hunnit hända under tiden, kanske finns det prestige i organisationen som gör att man vill förminska resultatet.

I en lean organisation kan reflektion inte enbart  baseras på traditionell utvärdering utan måste ingå  i medarbetarnas egen vardag. Medarbetarna måste utvärdera vad de gör fortlöpande för att kunna förbättra. Ett ofta använt sätt är att visualisera på whiteboardtavlor (t.ex. genom PDCA-hjulet; plan, do, check, act) i teammöten.

Utvärderingar kan också göras av verksamhetens kunder. I ett tidigare inlägg berättade jag om en skola som framgångsrikt arbetade med lean. I den skolan hade lärarna skapat sätt att ständigt utvärdera sin egen förmåga att lära ut genom att låta eleverna göra utvärderingar. När eleverna lämnade klassrummen fick de sätta upp lappar hur bra de ansåg sig ha förstått undervisningen; en grön lapp betydde att man förstått och kan lära andra, en gul att man förstått själv, en röd att man inte inte snappat allt och behöver mer stöd. Skolan levererade bra resultat – och eleverna älskade sin skola.

Sammanfattningsvis finns det massa sätt att utvärdera – och jag tror att alla tillför värde. Externa utvärderingar är bra, eftersom det är intressant att låta någon annan titta med nya ögon på det som gjorts. Givetvis är det också bra att lyssna på kunden – en självklarhet om du har kundfokus! Utan detta lyssnande är det svårt att skapa värde. Och slutligen – minst lika viktigt är att team konstant utvärderar sina egna prestationer (där de förstås också kan titta på externa utvärderingar eller feedback från sina kunder).

Del 2: Tillför kunskap

Den andra komponenten är att tillföra kunskap. Ett steg i detta är att visualisera vilken kunskap man redan har – för att se var man behöver tanka ny (jobbar man i team kan teamet göra detta tillsammans). Har man inte tillräcklig kunskap och erfarenhet måste man arbeta på det. I  Lean med hjärta och kreativitet – om autentiskt ledarskap och kommunikation  beskrev vi det på följande sätt:

I en lärande organisation i dess sanna betydelse är det också viktigt att arbeta med kompetenshöjningar och kompetenskartläggningar. Mycket kreativitet och förbättringslust skapas av att låta medarbetare och team reflektera över vilka kompetenser de har. Och visar det sig att kompetens behöver tillföras ska det också göras. Många arbetsmetoder som är vanliga i lean organisationer, till exempel coachning, kräver också utbildning för att de ska kunna användas på rätt sätt.

I boken visar vi också hur detta – att bygga in lärande i vanliga arbetsuppgifter – kan göras i praktiken. I en egen del i boken beskriver vi hur medarbetare på en internationell avdelning skapade en konferensstandard som bygger på retoriska principer – och hur de sedan använde standarden. Självklart hade detta arbete inte varit möjligt utan att utbildning i retorik ingick. Dessutom krävdes tillit, hårt arbete och reflektion för att lyckas (att kreativitet kräver hårt arbete har jag berättat om i ett tidigare inlägg).

Del 3: Ta tid för reflektion!

Ofta är vi dumsmarta i verksamheter. Vi stressar vidare och lär oss inte av misstag. I längden kostar det förstås mer än det smakar; vi tenderar nämligen att återupprepa misstagen.

Det finns många sätt att skapa tid för reflektion. Team Pro Blogg visar i ett inlägg  på vikten att team tillåts träna på sina prestationer, vilket är ett klokt sätt att ta sig tid för reflektion. Team Pro Blogg skriver bl.a. följande om det man kallar testträning

Teamträning avser kort och gott de insatser där teamet som helhet, eller delar av teamet, övas och drillas i syfte att hjälpa teamets medlemmar att bli medvetna om, lära sig och få övning i olika teamkompetenser och prestationsprocesser medan de får feedback på och själva reflekterar över sina gemensamma prestationer och sitt samarbete.

Det kan exempelvis handla om att få övning i de färdigheter som krävs då man faktiskt utför sina arbetsuppgifter tillsammans, vilket till exempel kan handla om att i realistiska situationer öva på kommunikation och koordination, att utföra momenten under hög stress och gradvis ökad svårighetsgrad, att rotera och prova på andra teammedlemmars uppgifter, att successivt minska kommunikationen utan att tappa i prestation etc.

Det kan också handla om att övas i att systematiskt och strukturerat dra lärdom av genomförda insatser i form av så kallade after-action reviews eller team debriefs samt att få träna på att hantera relationerna i teamet, t ex metoder för konflikthantering, lyssnandeträning etc.

Ett annat bra sätt är att gå-och-se eller göra studiebesök i egen och annans verksamhet. Det är ett bra arbetssätt både för medarbetare och chefer som ger tillfälle till reflektion och lärande. Många bra idéer kommer från detta. Ofta innebär det också lärande för de som visar upp sin verksamhet. Det är därför ingen tillfällighet att Lean Forum har studiebesök som ett stående inslag på sina konferenser t.ex. (det går att redan nu föranmäla dig  föranmäla dig om du är intresserad av att delta).

 

Ytterligare ett sätt är att läsa en bok eller följa en blogg, gå på en workshop eller kurs. Min erfarenhet är att det ger mer om man också reflekterar över det man hämtar in på så sätt tillsammans med sina kollegor. Vad lärde vi oss – och hur kan vi använda det i arbetet? När jag började jobba med lean gjorde vi just på det sättet. Det var bra att samtala om vad vi inhämtat med andra – på så sätt fick vi idéer hur vi skulle kunna omsätta det hos oss. De teoretiska insikterna fördjupades genom detta.

Steg 4: Lyssna in forskningen!

Det finns mycket att lära om man lyssnar in vad akademin har att säga. Därför är det så bra med initiativ som Team Pro Blogg, som vill vara ett samband mellan forskare och andra. Självklart är det bra att ta del av forskning inom det sakområde man arbetar med. Lika självklart är det att luta sig mot vetenskap när det gäller verksamhetsutveckling. I den här bloggen har jag tagit upp några sådana aspekter som jag tycker är intressanta – här är några exempel:

• man inte kan sätta likhetstecken mellan lean och New Public Management
• varför man ska välja flödeseffektivitet (föreläsning av Niklas Modig på Handelshögskolan)
• vad som krävs för att skapa kreativa arbetsplatser
• wicked problems – svårlösta samhällsproblem
• lösa kopplingar; när olika delar i en organisation inte hänger ihop
• förståelsen av kundbehov
• svårigheter att planera verksamhet

Idag finns mycket pengar från t.ex. Europeiska unionen i olika fonder. Det är inte ovanligt att sådana fonder premierar samarbete med forskning. Det kan vara ett bra sätt att involvera forskning i sin verksamhet.

Mycket att vinna!

Det finns så mycket att vinna på att bli en sann lärande organisation. Det tillför arbetsglädje men ökar också både kvalité och effektivitet. Det finns sådan kraft i grundtänket ständiga förbättringar – oförtröttligt reflekterande. Går det inte så bra kan man alltid reflektera och lära sig, ta med sig till nästa gång. Leta rotorsaken till fel, inte syndabockar! Arbetssättet skapar också förutsättningar att bli en organisation präglad av kärlek, inte rädsla.