”Det största fel som görs när man ska börja arbeta lean är att man gör det för komplext. Jag brukar fråga – ser du ett problem som du kan åtgärda på ett enkelt sätt gör det. Det viktigaste är att du kommer igång”. Klokskapen uttalades av en person med stor erfarenhet av arbetssättet, både i linjen och senare som konsult.

Jag tror det är bra att ha med sig det här synsättet även när man kommit en bit på sin resa. Och pratar man med personer som står i startgroparna att börja är det ett av de viktigaste råden. Annars kan känslan man får när man ser alla slöserier man har i sina processer bli övermäktig.

I min och Isabel Runebjörks bok Lean med hjärta och kreativitet – om autentiskt ledarskap och kommunikation berättar jag om hur det var när vi kom igång:

Lean var till en början ett projekt för att få bättre effektivitet i vår asylprövning. När Migrationsverket började arbeta med lean i asylprövningen hade vi hjälp av konsulter med de initiala värdeflödesanalyserna. För att bära lean inrättades också särskilda tjänster som förbättringsledare, som skulle bistå bland annat i arbetet med värdeflödena.

Efter att generaldirektören bestämt att alla skulle börja arbeta lean drog även mitt område igång arbetet. Vi valde att inte förlita oss på konsulter utan skulle göra det själva. Jag och cheferna på mitt område satte oss ner och planerade införandet, som skulle ske stegvis under första året. Ett av stegen i vår utrullningsplan var att varje enhet under första året skulle genomföra en värdeflödesanalys.

Det var personalen på min stab som fick mig att förstå att detta var fel sätt, som kunde göra att arbetet stannade upp.Vi skulle införa lean utan några egentliga förkunskaper och värdeflödesanalyser kräver viss mognad. De pekade på att personalen på området var nyfiken, men också i behov av konkret metodstöd för att komma igång. Vidare var vi mitt i processen att bilda team, som tog både tid och energi. I det läget var en värdeflödesanalys ett alltför komplext verktyg att börja med, tyckte de.

– Tänk dig att lean är som ett äppelträd med en massa frukter, sade medarbetarna på staben. Vissa sitter högt upp i trädet där de är svåra att komma åt, andra sitter i bra plockhöjd – och så finns fallfrukten. För den ovane plockaren är det dumt att börja
med äpplena längst upp. Låt oss få börja med fallfrukten istället. Vi har en hel del saker vi kan se slöserier i utan en djup analys. Låt oss få ta dem först, så lär vi oss under tiden! Tids nog kan vi börja plocka äpplen högre upp i trädet.

 

Jag är glad att jag följde medarbetarnas råd (det som är så bra med lean är att det också är prestigelöst; hela konceptet handlar om att hitta fel och åtgärda dem och då går det alltid att ta nya tag när man ser att ens eget tänk lett till slöserier). Vi genom-förde några enkla förändringar, som inte krävde fullfjädrade värdeflödesanalyser, medarbetarna fick energi när de såg att konceptet fungerade vilket gav mersmak. Genom att genomföra några enkla förbättringar – ta hand om fallfrukten – fick vi också tid för mer analyser, eftersom vi reducerat slöserierna.

Jag tror att många har liknande erfarenheter. Att börja enkelt innebär också att man kan lära sig tillsammans under hand. Det gör också förändringsresan enklare!

Undvik paretoförlamning!

Det kan vara frestande att ta tag i de stora surdegarna direkt, men det är att göra saken onödigt svår. Mike Rother, författare till boken Toyota Kata – Lärande ledarskap varje dag, har en intressant term för detta: paretoförlamning. (Enligt Wikipedia är paretoprincipen är en empirisk regel; 20 procent av orsakerna står ofta för 80 procent av verkan). I boken berättar han om hur svårt det kan vara att fokusera på det största problemet; hur lätt det var att förlora sig i diskussionen vad som var det största problemet.

När vi försökte samla in data och ta fram paretodiagram tog det lång tid, och den största problemkategorin i paretodiagrammet brukade vara ”övrigt”, vilket fick oss att fortsätta diskutera åsikter. När vi väl hade kommit fram till vad det största problemet var hade situationen i processen förändrats. Denna effekt kallas ofta paretoförlamning, och jag föreslår att du undviker den. Paretoförlamningen fördröjer dina framsteg, då folk försöker ta reda på vilket som är det rätta första steget att ta.

Lyckligtvis är den typen av förseningar lätt att undvika, eftersom det spelar större roll att du tar ett steg än vad detta första steg består av. Bekymra dig inte så mycket i förväg om att hitta det största hindret innan du börjar. Ta ett steg, och när du gjort det börjar inlärningsprocessen och du kommer att kunna se längre. Om du förflyttar dig framåt i korta cykler lovar jag att du snart kommer att hitta det största problemet. Det kommer att visa sig tydligt.

(Utdrag fr Toyota Kata, s. 155)

Så kom igång, ta första steget på vägen av ständiga förbättringar – det behöver inte vara svårt. Gör du det enkelt blir det säkert roligare också! Och tar du inte första steget har du inte börjat resan mot en kreativare och mer meningsfull arbetstillvaro.

If you stay in this world, you will never learn another one.

W. Edwards Deming