Idag gjorde jag ett besök hos Försäkringskassan i Täby C för att prata om deras studiebesök som de ska hålla den 20 oktober (studiebesöksdagen – dag 2 – på Lean Forums konferens). Jag blev imponerad av deras genomtänkta sätt att arbeta med visuell styrning.

Styrningen var starkt kopplad till de mål försäkringskassan har fått från regeringen:

För att bryta sjukfrånvarons uppgång behövs det tydliga mål för sjukfrånvarons utveckling. Sedan flera år tillbaka finns ett riksdagsbundet mål om att frånvaron från arbete på grund av sjukdom ska ligga på en långsiktigt stabil och låg nivå.

Regeringen har därtill i september 2015 beslutat om ett mål för att bryta uppgången av sjukfrånvaron. Målet är att sjukpenningtalet ska uppgå till högst 9,0 dagar vid utgången av 2020. Till målet finns ett kompletterande riktmärke om att genomsnittligt antal nybeviljade sjukersättningar inte bör överstiga ca 18 000 per år under perioden 2016–2020. I budgetpropositionen för 2016 har regeringen vidare formulerat en jämställdhetspolitisk målsättning med innebörden att skillnaden i sjukpenningtal mellan kvinnor och män ska minska.

Försäkringskassan har alltså fått ett traditionellt numeriskt mål – 9,0 dagar – som ledstjärna. Den som följt den här bloggen vet att det här är svåra mål att hantera, att de lätt kan bli kontraproduktiva. Jag har t.ex. tidigare berättat om  W Edwards Demings syn på sådana här mål – han varnar för risken att man leverera det som förväntas vilket kan innebära både fusk och dåligt kundbeteende.

Idag fick jag en försmak av vad som kommer hända på studiebesöket…

Det var därför roligt att se att Försäkringskassan tänkt till och hittat ett sätt att jobba med målen – man använde sig ett strategisk utjämningsarbete mellan olika delar och en tydlig ordning hur man angrep ärenden. Dessutom lät man inte ärenden bli liggande. De medarbetare jag pratade med verkade entusiastiska. Och de verkade också se människorna bakom siffrorna:

”Vårt gamla arbetssätt var inte så bra. Vi tog en massa roller som vi inte hade – och på så sätt behövde arbetsgivaren inte ta tag i det hen kunde göra. Det är tydligare nu – och vi ser goda resultat att människor kommer tillbaka in i arbetet igen.”

Jag fick bara ett smakprov av vad de tänker berätta. Det räcker dock för att jag vågar påstå att många i offentlig sektor – som ställs inför liknande målformuleringar som Försäkringskassan – har mycket att lära i studiebesöket (det finns platser kvar – gå in och anmäl dig redan idag om du vill fördjupa dig). Mål som sätts (även om de inte är bra utformade) måste ju hanteras på något sätt och det kan säkert inspirera andra att höra om deras väg.

Under besöket kommer deltagarna få vara med i ett pulsmöte och se hur teamen hanterar de dagliga flödena. Försäkringskassan kommer också berätta om den röda tråden i styrningen – liknande pulstavlor användes även högre upp i organisationen.

På eftermiddagen kommer jag hålla en workshop i kassans lokaler. Då finns det goda möjligheter att fortsätta reflektera över olika former av styrning. Vad är best practice i flödesinriktade verksamheter? Finns det saker vi kan lära av varandra (även privat/offentlig sektor)? Tror det kan bli intressanta samtal.